আউটসোর্সিং কাকে বলে? উদাহরণসহ ব্যাখ্যা, আউটসোর্সিং এর মাধ্যমে কি কাজ করা হয়

আউটসোর্সিং কাকে বলে? উদাহরণসহ ব্যাখ্যা, আউটসোর্সিং এর মাধ্যমে কি কাজ করা হয়

আউটসোর্সিং হল এমন একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া যেখানে একটি কোম্পানি তার কাজ বা পরিষেবা, যেমন সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট বা ম্যানুফ্যাকচারিং, কোনও বহিরাগত ব্যক্তি বা সংস্থার কাছে সাবকন্ট্রাক্ট করে। এর ফলে তারা তাদের নিজস্ব কর্মীদের উপর নির্ভর না করে নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থের বিনিময়ে তৃতীয় পক্ষের মাধ্যমে কাজটি সম্পন্ন করতে পারে।

আউটসোর্সিং-এর মূল বিষয়গুলো হলো:

কাজের চুক্তিভিত্তিক হস্তান্তর: কোম্পানিটি তার নিজস্ব কর্মীদের ব্যবহার না করে অন্য কোনও কোম্পানি বা ব্যক্তির কাছে সাবকন্ট্রাক্ট করে।

তৃতীয় পক্ষের ব্যবহার: কাজটি তৃতীয় পক্ষ বা স্বাধীন পেশাদারদের দ্বারা সম্পাদিত হয়।

নির্দিষ্ট অর্থ প্রদান: চুক্তিতে উল্লেখিত আউটসোর্সিং কাজের জন্য একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ প্রদান করা হয়।

সেবার প্রকারভেদ: তথ্য প্রযুক্তি খাতে আউটসোর্সিং বিভিন্ন রূপ নিতে পারে, যেমন সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট, ওয়েবসাইট রক্ষণাবেক্ষণ, নেটওয়ার্ক ব্যবস্থাপনা এবং ম্যানুফ্যাকচারিং।

উদ্দেশ্য: এইভাবে, কোম্পানিগুলি উৎপাদন খরচ কমাতে পারে এবং তাদের মূল ব্যবসায় মনোযোগ দিতে পারে।

আউটসোর্সিং কাজের জন্য কী কী দক্ষতা প্রয়োজন তা জানতে চান? তাহলে এই নিবন্ধটি আপনার জন্য। আজকের বিশ্বে আউটসোর্সিং কাজের চাহিদা বাড়ছে। অতএব, এই খাতে সফল হওয়ার জন্য দক্ষতা অর্জন করা প্রয়োজন। এর জন্য ব্যক্তিগত এবং পেশাদার দক্ষতার একটি নির্দিষ্ট সেট প্রয়োজন।

এই প্রবন্ধে, আমরা আউটসোর্সিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় ছয়টি অপরিহার্য দক্ষতা এবং এই ক্ষেত্রে আমাদের দক্ষতা উন্নত করার জন্য কীভাবে সেগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করতে হয় সে সম্পর্কে জানব। চলুন শুরু করা যাক!

আউটসোর্সিং কি?

আউটসোর্সিং হল একটি ব্যবসায়িক শব্দ যার অর্থ হল কোনও কাজ একজন কর্মচারীর পরিবর্তে একটি বহিরাগত কোম্পানি দ্বারা করা হয়। অন্য কথায়, বিভিন্ন কারণে কাজটি করার জন্য একটি তৃতীয় পক্ষকে বেছে নেওয়া হয়: সময় বাঁচাতে, খরচ কমাতে, অথবা অস্থায়ী কাজের জন্য স্থায়ী কর্মী নিয়োগ এড়াতে। আউটসোর্সিংয়ের মূল উদ্দেশ্যগুলি হল।

ইন্টারন্যাশনাল বিজনেস মেশিনস কর্পোরেশন (IBM) অনুসারে, আউটসোর্সিংয়ের ধারণাটি 1989 সালে আবির্ভূত হয়েছিল এবং 1990 এর দশক জুড়ে এটি ব্যবহৃত হয়েছিল। আজ, আউটসোর্সিং একটি অনেক বেশি সাধারণ এবং জনপ্রিয় ব্যবসায়িক কৌশল।

ধরুন আপনার তিনজন কর্মচারী সহ একটি আসবাবপত্র ব্যবসা আছে। হঠাৎ, একজন ক্লায়েন্ট প্রতি মাসে 50টি সোফা অর্ডার করেন, কিন্তু আপনি এবং আপনার কর্মীরা একসাথে প্রতি মাসে 20টির বেশি সোফা তৈরি করতে পারবেন না।

এই ক্ষেত্রে আপনার কী করা উচিত? অর্ডারটি গ্রহণ করুন, তবে বাকি 30টি সোফা কাছাকাছি অন্য একটি আসবাবপত্রের দোকান থেকে অর্ডার করুন। আপনি ক্লায়েন্টের সাথে ২০০০ টাকার চুক্তিতে স্বাক্ষর করেছেন। মজার ব্যাপার হল, আপনি কাছাকাছি আরেকটি আসবাবপত্রের দোকানের সাথে ১৮,০০০ টাকার চুক্তিতে স্বাক্ষর করেছেন। এই ক্ষেত্রে, আপনি ২০০০ টাকার লাভ করবেন। এটি সাবকন্ট্রাক্টিং। এটিকে আউটসোর্সিং বলা হয়। আশা করি আপনি এখন বুঝতে পেরেছেন।

আউটসোর্সিং কাজে দরকারি ৬ টি দক্ষতা সমূহ:

Effective Communication:

আউটসোর্সিংয়ের সাফল্যের জন্য কার্যকর যোগাযোগ মৌলিক। যেকোনো ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলার সময়, কাজের সম্পর্ক স্পষ্টভাবে প্রকাশ করার জন্য ভালো যোগাযোগ দক্ষতা থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সাংস্কৃতিক এবং ভাষাগত বাধা অতিক্রম করার জন্য লিখিত এবং মৌখিক যোগাযোগ দক্ষতা গুরুত্বপূর্ণ। ধরুন আপনি একজন চীনা ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলছেন। আপনি কোন ভাষায় কথা বলবেন? অবশ্যই ইংরেজি। এবং সেই কারণেই আপনার ভালো ইংরেজি দক্ষতা থাকা প্রয়োজন, যা আপনাকে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সাহায্য করবে।

Project Management:

আউটসোর্সিংয়ে প্রায়শই একাধিক প্রকল্প এবং কাজ জড়িত থাকে। সময়মতো, দক্ষতার সাথে এবং বাজেটের মধ্যে কাজ সম্পন্ন করার জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি সম্পর্কে দৃঢ় ধারণা থাকা অপরিহার্য। প্রচেষ্টা সমন্বয় এবং একটি মসৃণ কর্মপ্রবাহ নিশ্চিত করার ক্ষেত্রে প্রকল্প পরিচালকরা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করেন। আপনি যদি আউটসোর্স করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনাকে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা শিখতে এবং অনুশীলন করতে হবে। অন্যথায়, আপনি সময়মতো ফলাফল প্রদান করতে পারবেন না।

Technology Proficiency:

ক্রমবর্ধমান ডিজিটাল বিশ্বে প্রযুক্তিগত দক্ষতা নিঃসন্দেহে মূল্যবান। আপনার কোম্পানির সরঞ্জাম, সফ্টওয়্যার এবং বিভিন্ন প্রযুক্তি বোঝা আউটসোর্সিং প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে তুলতে পারে। এটি দূরবর্তী ক্লায়েন্টদের সাথে কার্যকরভাবে সহযোগিতা করার এবং প্রযুক্তিগত দিকনির্দেশনা প্রদানের ক্ষমতা নিশ্চিত করে, যা একটি উল্লেখযোগ্য চ্যালেঞ্জ হতে পারে। অতএব, প্রযুক্তিগত দক্ষতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

Problem-Solving:

আউটসোর্সিং অপ্রত্যাশিত চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করতে পারে। আপনি যদি সমস্যা সমাধান করতে পারেন, সৃজনশীল সমাধান খুঁজে পেতে পারেন এবং বিভিন্ন প্রকল্পের শীর্ষে থাকতে পারেন, তাহলে আপনি সফলভাবে সেগুলি পরিচালনা করতে পারেন। আজকের আউটসোর্সিং ল্যান্ডস্কেপে, বাধা অতিক্রম করার এবং সমস্যা সমাধানের ক্ষমতা অমূল্য। এটি করার জন্য, আপনাকে শক্তিশালী সমস্যা সমাধানের দক্ষতা বিকাশ করতে হবে।

Time Management:

সময়ই অর্থ, বিশেষ করে আউটসোর্সিংয়ে। ভালো সময় ব্যবস্থাপনা সময়সীমা পূরণ করতে, উৎপাদনশীলতাকে সর্বোত্তম করতে এবং প্রকল্পগুলি সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করতে সাহায্য করে। যারা তাদের সময়কে ভালোভাবে পরিচালনা করে তারা প্রকল্পগুলিকে সঠিক পথে রাখতে এবং অতিরিক্ত কাজ এড়াতে পারে।

Cultural Sensitivity:

আউটসোর্সিং প্রায়শই বিভিন্ন সংস্কৃতির মানুষের সাথে কাজ করার সাথে জড়িত। পার্থক্যগুলি বোঝা এবং সম্মান করার জন্য সাংস্কৃতিক সংবেদনশীলতা অপরিহার্য। এটি বৃহত্তর সহযোগিতা বৃদ্ধি করে এবং ভুল বোঝাবুঝি হ্রাস করে। অতএব, বিভিন্ন সংস্কৃতির মানুষের সাথে যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা বিকাশ করা গুরুত্বপূর্ণ।

আউটসোর্সিং এর সুবিধা সমূহ:

আউটসোর্সিং অনেক সুবিধা প্রদান করে। আসুন কিছু আকর্ষণীয় বিষয় বিবেচনা করি।

১। দক্ষতা বৃদ্ধি: ফ্রিল্যান্সাররা প্রায়শই এই ক্ষেত্রে আরও দক্ষ হন, কারণ তারা বিভিন্ন ক্লায়েন্টের জন্য একই কাজ বারবার করেন। এটি তাদের সময়ের সাথে সাথে তাদের দক্ষতা উন্নত করতে সহায়তা করে।

২। কাজের ব্যয় সাশ্রয়: যেহেতু আউটসোর্সিংয়ের জন্য কাজ সম্পাদনের জন্য কোনও অফিস বা কর্মীর প্রয়োজন হয় না, তাই খরচও তুলনামূলকভাবে কম। তবে, সুবিধাও তুলনামূলকভাবে কম।

৩। দ্রুত কাজ করিয়ে নেয়া: ফ্রিল্যান্সাররা সর্বদা সময়সীমা পূরণ করার চেষ্টা করেন। কারণ যোগ্য ব্যক্তিরা নিয়মিত কাজ খুঁজে পান। অতএব, যত তাড়াতাড়ি তারা কাজ শেষ করবে, তত তাড়াতাড়ি তারা অন্যান্য ক্লায়েন্টদের জন্য কাজ শুরু করতে পারবে।

৪। বিরতিহীন কাজ: আউটসোর্সিংয়ের আরেকটি সুবিধা হল ফ্রিল্যান্সাররা যেকোনো সময় কাজ করতে পারবে। বিপরীতে, অফিস কর্মীদের ছুটির জন্য অনুরোধ করতে হয়, কিন্তু ফ্রিল্যান্সাররা তা করে না।

আউটসোর্সিং এর অসুবিধা সমূহ:

তবে, আউটসোর্সিংয়ের কিছু অসুবিধাও রয়েছে। আসুন কয়েকটি দেখি:

আউটসোর্সিং এ মনে রাখার মত কিছু অসুবিধা।

১। গোপনীয়তা ভঙ্গ: যেহেতু ফ্রিল্যান্সাররা বেতনভুক্ত কর্মচারী নন, তাই তাদের গোপনীয় কোম্পানির তথ্যে অ্যাক্সেস থাকতে পারে এবং এই তথ্য ফাঁস হতে পারে।

২। দক্ষ ফ্রিল্যান্সার খুঁজে পেতে ব্যর্থ হওয়া: প্রকৃতপক্ষে, যদি মানসম্পন্ন ফ্রিল্যান্সারদের খুঁজে না পাওয়া যায়, তাহলে কাজটি নিম্নমানের হবে। অতএব, ভালো ফ্রিল্যান্সারদের খুঁজে বের করার পদ্ধতি শেখা প্রয়োজন।

৩। ব্যবসায়িক নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে সমস্যা: এই ক্ষেত্রে, কোম্পানির তত্ত্বাবধানে সমস্যা দেখা দিতে পারে, কারণ ফ্রিল্যান্সাররা স্বায়ত্তশাসিতভাবে কাজ করে। তারা তাদের ইচ্ছামতো কাজ করে এবং জীবনযাপন করে।

ফ্রিল্যান্সিং এর ক্ষেত্রে আউটসোর্সিং এর গুরুত্ব:

এটা সত্য যে ফ্রিল্যান্সং পেশার উৎপত্তি আউটসোর্সিং থেকে। কল্পনা করুন যে এমন একটি কোম্পানি যা ওষুধ পণ্য তৈরি এবং বিক্রি করে। তাদের একজন প্যাকেজিং ডিজাইনারের প্রয়োজন। তাদের প্রতিদিন তাদের প্যাকেজিং পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয় না, তাই একজন পূর্ণকালীন ডিজাইনার নিয়োগ করা সাশ্রয়ী হবে না।

তাহলে তারা কী করে? আউটসোর্সিং। তারা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য এক বা একাধিক ডিজাইনার নিয়োগ করে, যারা চুক্তির অধীনে কাজটি সম্পাদন করবে। এভাবেই ফ্রিল্যান্স পেশার জন্ম। একজন ফ্রিল্যান্সার কেবল তখনই স্বাধীনভাবে কাজ করতে পারেন যখন কোনও কোম্পানি তাদের আউটসোর্সিংয়ের জন্য নিয়োগ করে। যদি আউটসোর্সিং না থাকত, তাহলে ফ্রিল্যান্স পেশার অস্তিত্ব থাকত না। এই কারণেই ফ্রিল্যান্স জগতে আউটসোর্সিং মৌলিক।

আউটসোর্সিং ব্যবস্থাপনাকে সহজ করে এমন কোনও সরঞ্জাম বা সফ্টওয়্যার কি আছে?

উত্তর: হ্যাঁ, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, যোগাযোগ এবং ডেটা সুরক্ষার জন্য অনেক সরঞ্জাম রয়েছে। আপনার প্রয়োজন অনুসারে সবচেয়ে উপযুক্ত একটি খুঁজে বের করুন। উদাহরণস্বরূপ: কিছু সরঞ্জাম বা সফ্টওয়্যারের তালিকা: স্ল্যাক, হাবস্পট, টাইমডক্টর, জ্যাপিয়ার।

আমি কীভাবে আমার আউটসোর্সিং অংশীদারদের সাথে আমার যোগাযোগ উন্নত করতে পারি?

সক্রিয় শ্রবণ, সাংস্কৃতিক সংবেদনশীলতা এবং স্পষ্ট লিখিত যোগাযোগের মতো গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলি অনুশীলন করা অপরিহার্য। নিয়মিত সভা এবং প্রতিক্রিয়া লুপগুলিও সহায়ক।

আউটসোর্সিং পরিষেবা প্রদানের সময় আমি কীভাবে গোপনীয় তথ্য সুরক্ষিত করব?

উত্তর: নিয়ন্ত্রক সম্মতি, শক্তিশালী সাইবার নিরাপত্তা এবং দুর্যোগ পুনরুদ্ধার পরিকল্পনাকে অগ্রাধিকার দিয়ে।